Praktisk info till alla ledare i Lidingö lokalavdelning

Klicka för att ta del av erbjudanden:

"Testa på" aktiviteter

Inspirationsföreläsningar

Utbildningar

Gemensamt firande

Nedan finner du en sammanfattning av information som är viktig för dig som ledare och funktionär att känna till. Om du har några funderingar eller frågor, vänd dig till din grenledare eller någon i styrelsen.

Friluftsfrämjandets organisation
Friluftsfrämjandet är en nationell organisation med syfte att främja folkhälsa och livsglädje genom skidåkning och annat friluftsliv. Föreningen har tre nivåer: riksorganisationen, regioner samt lokalavdelningar.

Här finns Friluftsfrämjandets stadgar.

Lidingö lokalavdelning ingår i Region Mälardalen och styrs av en styrelse som väljs på årsmötet. 
Alla verksamhetsgrenar finns till vänster i menyn och har en av styrelsen utsedd grenledare. Grenledarna har utökat ansvar för en eller flera verksamhetsgrenar som innebär att de är sammankallande för de andra ledarna inom grenen och upprättar en verksamhetsplan och budget för sektionen. Planen beskriver i korthet sektionens ledarledda aktiviteter under verksamhetsåret och innehåller en sammanfattning av sektionens utbildningsbehov. Det ingår också planering, administration, fortbildning och rekrytering av ledare.

Bli Ledare!
Ledare kan i princip vilken vuxen medlem som är intresserad av friluftsliv bli. “Grundkrav: som funktionär, hjälpledare eller ledare hos Friluftsfrämjandet ska du vara en god företrädare för organisationen och varumärket. Alla ledare agerar i enlighet med vår uppförandekod och värdegrund”  

Ledartrappan
För ledarutbildningarna står utbildningsorganisationen Friluftsakademin. För att bli ledare i Friluftsfrämjandet ska du, med godkänt resultat, genomgått:

1. Värdegrundsutbildning, en interaktiv webbutbildning som är en introduktion till Friluftsfrämjandet.
2. En godkänd ledarutbildning enligt respektive verksamhets utbildningsplan. 

Lokalavdelningen står för kostnaden för utbildning (obs, inte den alpina sektionen, som har ett separat upplägg) och ditt bidrag är din tid och ditt engagemang! I den mån vår ekonomi räcker uppmuntrar vi dig att gå kortare kurser som kan vara utvecklande för dig och din verksamhet. Grenledarna har en grundbudget som inkluderar utbildningar och styrelsen kan bevilja ytterligare medel om det behövs. Alla utbildningsönskemål går via grenledaren:

1. Grenledaren diskuterar och godkänner den föreslagna kursen med ledaren före anmälan.
2. Ledaren anmäler sig till utbildningen/fortbildningen via webben och anger vid betalning lokalavdelningen som fakturamottagare.
3. Grenledaren bekräftar före sista anmälningsdag till kursansvarig på regionen att anmälan är godkänd, tills detta är gjort är anmälan preliminär. Bekräftelsen skickas till regionmalardalen@friluftsframjandet.se

Region Mälardalens utbildningar och fortbildningar

Ledarvårdsgruppen
Direkt underställd styrelsen i lokalavdelningen finns ledarvårdsgruppen. De har till uppgift att inspirera och stötta ledare och grenledare i ledarskapet. Ledarvårdsgruppen träffas ca en gång per månad och diskuterar utifrån fyra hörnstenar: “Testa på”-aktiviteter, Utbildningar, Inspirationsföreläsningar och Gemensamt firande. Om deras arbete kan man läsa i verksamhetsberättelsen. Ett övergripande mål är att behålla och få fler ledare. Inför varje styrelsemöte tar en utsedd kontaktperson från styrelsen kontakt med respektive grenledare för att få underlag för beslut i styrelsen eller bara för att höra hur det går och vad som planeras framöver.

Utdrag ur Belastningsregistret
För att trygga säkerheten för våra yngre deltagare måste du innan du genomgår utbildning till barnledare eller skidlärare begära ett utdrag från polisen (PM 442.14, utdrag för föreningar där personer ska arbeta med barn):

https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/barn-annan-verksamhet/

Det lämnas hos eller visas upp för föreningens ordförande före utbildningen, och därefter ca vartannat år. Om du önskar få tillbaka ditt utdrag säger du till eller så strimlar vi det.

Kansli och övergripande administration
Lidingö lokalavdelning har förmånen att ha ett eget kansli med personal.

Som ledare och medlem kan man besöka kansliet eller ringa.  Det finns ett litet sortiment av bl.a. trycksaker, böcker, marknadsföringsmaterial (t.ex. beachflagga), en del utrustning som kan användas i grenarna (t.ex. Triangakök) kåsor, märken och nyckelringar för försäljning.

Kontaktuppgifter för kansliet

E-post
lidingo@friluftsframjandet.se
Hanteras av föreningens kanslist och läses normalt av flera gånger i veckan.

Som ledare har du möjlighet att få en e-postadress i stil med "n.n@friluftsframjandet.se".
Denna kan man lätt vidarebefordra till sin egen e-post. Om man anger denna adress i medlemsregistret sänds eventuella medlemsutskick man gör från medlemsregistret angående t.ex. aktiviteter från denna adress och man behöver inte skylta med sin privata adress. Meddela kansliet, lidingo@friluftsframjandet.se, om du vill erhålla en sådan adress.

Hemsida: www.friluftsframjandet.se/lidingo
Denna sköts huvudsakligen av vår kanslist. Skicka material och information vi kan publicera, gärna en kort berättelse med några bilder om en aktivitet ni genomfört. Vi vill ha en levande hemsida!
På Mina sidor (logga in först) finns material och information av många slag för ledare.

Facebook: www.facebook.com/friluftsframjandetlidingo
Lokalavdelningens Facebooksida följs av många personer, såväl medlemmar som icke medlemmar. Vi vill berätta om vad som händer, har hänt och ska hända på ett positivt och inbjudande sätt för att inspirera fler personer att hitta till vår organisation och verksamhet.

OBS! Glöm inte att fråga de personer du fotograferar under en aktivitet om det är OK att de syns på FB eller andra sociala medier. Alternativt fota alltid utan att ansikte syns.

Avgifter
Ledare som leder en aktivitet skall inte betala några kostnader för aktiviteten. Övriga aktiva ledare, funktionärer och ledare under utbildning inom Lidingö lokalavdelning får delta gratis på aktiviteter som håller på max en dag (men det kan finnas undantag). Vid aktiviteter som pågår mer än en dag betalar man samma pris som övriga deltagare (men det kan finnas undantag).

Betalning vid dagsaktiviteter
Vid dagsaktiviteter såsom vandring eller kajaktur betalar deltagarna antingen med kontanter till ledaren eller direkt till lokalavdelningen med Swish. Ledaren för normalt över kontantbetalningar med Swish till lokalavdelningen.

Endast nedan angivna Swishnummer skall användas:

Resor/kurser 
Om du är ledare för en resa/fjälltur/kajaktur/kurs eller liknande och vill att deltagarna skall betala direkt till föreningens konto istället för via dig går det också bra. Det är du som ledare som måste kontrollera med kansliet att inbetalningar gjorts. Var noga med att tala om vad deltagarna skall skriva som referens på inbetalningen så att kassören har en chans att spåra vilken betalning som gäller vad.

Plusgiro för Lidingö lokalavdelning: 59 45 54 - 8

Ekonomirapportering

När det gäller ekonomin i din grupp eller aktivitet så gäller lite olika riktlinjer beroende på vilken typ av aktivitet det är du är ledare för. 10 % av intäkterna går till gemensamma utgifter i lokalavdelningen. En budget ska göras för varje verksamhetsgren varje år och godkännas av styrelsen. Detta sköter grenledaren.

Redovisning av utlägg, inklusive milersättning vid resa med egen bil

Har du utlägg för föreningens räkning gäller detta:

1. Fyll i någon av blanketterna för Utlägg eller Reseersättning. (Blanketten för reseersättning har ändrats 2023 vad gäller mängden kronor per km man får i ersättning: 2,50 kr.)
2. Bifoga originalkvitton och skicka dessa tillsammans med blanketten till inbox.ver.1140664@arkivplats.se. Om kvitton är i pappersformat, skanna eller fotografera dessa och bifoga. Dokumenten behöver sparas i format PDF, jpeg eller tiff innan de skickas. 

3. Originalkvitton ska sparas av respektive person som fått ersättning under 3 år. En gång per år läggs kvitton i ett kuvert och lämnas in till Friluftsfrämjandets kansli. På kuvert skrivs namn och årtal. År 4 slängs dessa kvitton.

Läs mer om rutinerna i denna pdf.

Återbetalning till deltagare

Om en deltagare behöver få sin deltagaravgift tillbakabetalad ska deltagaren göra detta:

Fyll i blanketten för Återbetalning och skicka denna till inbox.ver.1140664@arkivplats.se

Dokument behöver sparas i format PDF, jpeg eller tiff innan de skickas. 

Läs mer om rutinerna i denna pdf.

Leverantörsfakturor

Alla inom Friluftsfrämjandet Lidingö som är involverade i leverantörsfakturor ska informera respektive leverantör om att vi önskar ha digitala fakturor och att de skickas till inbox.lev.1140664@arkivplats.se

Den som tar emot en leverantörsfaktura i pappersformat ska skicka den vidare till mailadressen inbox.lev.1140664@arkivplats.se genom att antingen skanna in fakturan eller ta foto med mobiltelefonen och skicka vidare.

Om inga av dessa alternativ är möjliga, skicka originalfakturan till kassören. 

Pappersfakturor (originalfakturor) som kommer till Friluftsfrämjandet Lidingö ska sparas på kansliet och vara tillgängliga för revisorerna vid den årliga revisionen.

Läs mer om rutinerna i denna pdf. 

Observera att det är två olika inbox-adresser som anges ovan!

Observera också att alla filer måste sparas i format PDF, jpeg eller tiff innan de skickas!

Planera, administrera och annonsera kommande aktiviteter

Aktivitetshanteraren
Vårt mål är att presentera så många aktiviteter som möjligt på hemsidan. Där administrerar vi mycket runt aktiviteter. Till exempel tar ett antal grenar emot anmälningar och betalningar där, och man kan göra utskick till deltagare och rapporterar statistik där. Manualer finns på hemsidan.
Det är din uppgift som ledare att lägga upp dina aktiviteter (eller be kansliet att göra det), och om anmälningar tas emot via hemsidan ska det göras innan aktiviteten startar. Grenledaren kan också hantera alla aktiviteter inom den egna sektionen.
När en aktivitet är avslutad ska den slutredovisas i Aktivitetshanteraren så att föreningen får en rättvisande statistik. Detta är viktigt i dialogen med bidragsgivare på nationell, regional och lokal nivå.
Om man vill kan kansliet hjälpa till med att lägga in i Aktivitetshanteraren. För vissa grenar lägger kansliet alltid upp aktiviteterna. 

Aktivitetshanteraren skall om möjligt alltid användas och även för aktiviteter som är av repetitiv karaktär. 

Även om aktiviteten är fullbokad skall den någon gång under året synas någonstans på hemsidan.

GDPR – EU:s Dataskyddsförordning
Det är din skyldighet som ledare som hanterar personuppgifter att känna till innebörden av GDPR. Genom medlemskap i Friluftsfrämjandet accepterar medlemmen att Friluftsfrämjandet sparar medlemmens personuppgifter och behandlar dem i enlighet med de ändamål som framgår av följande länk.

Ansvaret för hantering av personuppgifter som ligger i Aktivitetshanteraren ligger på Riksorganisationen.

Vanliga frågor om GDPR framgår av (inloggat läge) följande länk.

Försäkringar
Alla medlemmar och ledare inom Friluftsfrämjandet är försäkrade genom medlemsavgiften till Friluftsfrämjandet. Försäkringen gäller vid olycksfallsskada som inträffar under deltagande i av Friluftsfrämjandet, dess regioner eller föreningar anordnad verksamhet samt under direkt färd till och från dessa aktiviteter. Då aktivitet sker på annan ort än hemorten (även utomlands), gäller försäkringen också under resor och vistelse i samband med denna. För skadeanmälan:

1. Ring 0771-960 960.
2. Uppge Friluftsfrämjandets avtalsnummer 64750.
3. Uppge även ditt medlemsnummer i Friluftsfrämjandet.

Mer information om försäkrnigar finns på följande länk.

Alla ledare omfattas också av en ansvarsförsäkring.

Säkerhetsplan

För alla aktiviteter måste man som ledare skriva en säkerhetsplan. 

Om man logga in här på hemsidan kan man hämta mallar för säkerhetsplan här.

Gren Vandrings säkerhetsplan för 2020 går att hämta här.

Utbildningen Krisvis