Sök på webbplatsen

Hitta lokalavdelning

Som medlem får du

  • Tillgång till Sveriges bredaste utbud av guidade friluftsaktiviteter
  • Stödjer vårt arbete med hela Sveriges friluftsliv, och mycket mer...
Bli medlem

Logga in

SportAdmin - föreningens IT-stöd

Sedan 2013 använder vi i Lund IT-stödet SportAdmin för att underlätta för kansliet att fakturera, våra grenledare ska kunna ha koll på kösituationen och för att ni ledare på ett enkelt sätt ska kunna se vilka barn ni har i er grupp, skapa aktiviteter, skicka kallelse till föräldrarna, sms:a gruppen, fylla i närvaro och skapa medlemslistor vid behov.

VIKTIGAST AV ALLT

INGA LEDARE FÅR PLACERA ELLER TA BORT VARE SIG LEDARE ELLER BARN I SINA GRUPPER!

Detta då vi har kö samt att kansliet fakturerar och administrerar olika typer av bidrag och stöd vi söker.

HUR ANVÄNDS SPORTADMIN

Grenledarna + kansliet

  • skapar grupperna
  • namnger grupperna
  • redigerar i grupperna
  •  placerar både nya ledare och barn in grupperna
  • tar bort barn och ledare som slutat
  • håller kontakten med ledarna via mejlutskick eller sms

Ledare

  • skapar gruppens aktiviteter
  • skickar kallelse inför varje aktivitet
  • uppdaterar sina egna och deltagarnas kontaktuppgifter vid behov
  • påminner om viktiga saker via gratis sms
  • rapporterar närvaro

INLOGGNINGSUPPGIFTER

Du som ledare får ett mejl med inloggningsuppgifter till webben när du startar som ledare. Alla ledare har samma behörighet = ser samma uppgifter.

WEBB OCH APP

SportAdmin finns både som hemsida och som ledar-app.
Vi rekommenderar att du lär känna båda två, webben är smidigast för att skapa aktiviteterna, skicka kallelse, mejl och sms:a medans appen brilliant sköter närvarorapporteringen.

Logga in på webben https://sportadmin.se/login/

Ladda ner ledar-appen på Google Play eller i  App store

SKAPA AKTIVITETERNA

Detta görs så fort ni har bestämt terminsprogrammet/aktiviteten så att alla träffar/aktiviteter finns loggade för kansliet/grenledare att ta del av.

Det går alltid att ändra i skapade aktiviteter, eller ta bort dem om ni behöver ställa in den helt.

Välj mellan att skapa dagsaktivitet (A) eller aktivitet med övernattning (B)

A) Skapa aktivitet eller möte som inte är övernattning

  1. Välj menyn Närvaro
  2. Klicka på knappen Lägg till en aktivitet
  3. Välj aktivitetstyp med dropdown-listen
    Använd förvalda Träning för alla ordinarie träffar (ej övernattning)
    Använd Möte för ev. informationsträffar med föräldrar
    I nedre fältet kan du sedan skriva in egen text med mer exakt beskrivning t ex skattjakt, kanotpaddling
  4. Välj plats med dropdown-listen - vi har skrivit många olika alternativ!
    I nedre fältet kan du sen skriva egen text med mer exakt platsangivelse
  5. Välj datum och starttid + sluttid för aktiviteten
  6. Välj om aktiviteten ska upprepas (används oftast av läger, resor)
  7. Rutan LOK-stöd ska alltid vara ikryssad
  8. Vill du skicka en kallelse till nästa träff redan nu?
    Fyll i Inställningar för kallelser och Mer info och avsluta med att klicka på Spara och börja kalla
  9. Bocka ur de som ev. inte ska få kallelsen
  10. Klicka på Mejla kallelse ute till höger
  11. Vill du göra och skicka en kallelse senare?
    Klicka på Spara och läs mer under rubriken Skicka kallelse inför varje aktivitet

B) Skapa aktivitet som innebär 1 eller fler övernattningar

  1. Välj menyn Närvaro
  2. Klicka på knappen Lägg till en aktivitet
  3. Välj aktivitetstyp med dropdown-listen
    Använd Flerdagarsaktivitet för övernattning
    I nedre fältet kan du sedan skriva in egen text med mer exakt beskrivning t ex nattvandring och sova över i vindskydd
  4. Välj plats med dropdown-listen - vi har skrivit många olika alternativ!
    I nedre fältet kan du sen skriva egen text med mer exakt platsangivelse
  5. Välj startdatum och starttid + slutdatum och sluttid för aktiviteten
  6. Rutan LOK-stöd ska alltid vara ikryssad
  7. Klicka på Spara
  8. Frågan Du ville även rapportera närvaro på denna aktivitet - ange fält och klicka spara dyker upp - låt allt i de förifyllda fälten stå kvar
  9. Klicka på Spara
  10. Vill du skicka kallelse nu direkt?
    Gå tillbaks till menyn Närvaro och klicka på den blå kolumnen med datumet för den första dagen på flerdagarsaktiviteten.
  11. Klicka på Ändra-knappen
  12. Fyll i Inställningar för kallelser och Mer info och klicka på Uppdatera
  13. Bocka ur de som ev. inte ska få kallelsen
  14. Klicka på Mejla kallelse ute till höger
  15. Vill du göra och skicka en kallelse senare?
    Klicka på Spara och läs mer under rubriken Skicka kallelse inför varje aktivitet

SKICKA KALLELSE INFÖR VARJE AKTIVITET

Vi rekommenderar verkligen att alla skickar en kallelse inför varje träff så att föräldrar eller deltagare påminns och får reda på om de behöver packa eller förbereda något speciellt. Dessutom får du på förhand veta hur många som väntas komma.

Kallelserna går ut till deltagarna (och ledarna) via mejl.

Skapa en kallelse till en redan skapad aktivitet så här:

  1. Välj menyn Kallelser
  2. Klicka på Visa ute till höger om vald aktivitet
  3. Klicka på Ändra för att se till att all aktivitetsinformation är OK
  4. Vid behov fyll i Inställningar för kallelser och Mer info
  5. Klicka Uppdatera
  6. Bocka ur de som ev. inte ska få kallelsen
  7. Klicka på Mejla kallelse ute till höger

GRATIS SMS VID BEHOV STRAX INNAN AKTIVITET

Väljer din grupp att använda SMS-grupp är det extra viktigt att skapa en ny sms-grupp varje termin, samt radera den föregående terminens grupp.

SMS-grupp är en extern gratistjänst som SportAdmin samarbetar med och som gör det smidigt för er att få ut viktig information till föräldrar och deltagare via vanliga SMS - perfekt för att påminna om en träff, eller om ett vädreromslag kräver annan packning än planerat, eller om någon av er ledare blir sjuka kan ni efterlysa en jourförälder.

Ni kan även skapa en separat SMS-grupp för er ledare om ni vill kunna sms:a sinsemellan.

Mottagarna betalar en vanlig sms-kostnad om de väljer att svara på sms:et.

Det kan max vara 70 personer i en SMS-grupp och ni kan skapa max 5 SMS-grupper per SportAdmin grupp.

Om någon inte vill vara med i SMS-grupp vänligen respektera detta och avmarkera personen i alla era SMS-grupper.

Skapa ny SMS-grupp 

  1. Välj menyn Gör ett utskick
  2. Välj undermenyn Gratis utskick via SMS-grupp
  3. Välj Skapa ny SMS-grupp
  4. Döp gruppen med namn+termin+år eller år, ex. Myrorna hösten 2019 eller Idre 2020 eller Ledare Myrorna hösten 2019 för att ni ska ha koll på när det är dags att ta bort gruppen.
  5. Klicka Spara
  6. Till höger syns nu samtliga deltagare och ledare i gruppen, och alla ledare har markeringen Admin
  7. Klicka Redigera
  8. SUPERVIKTIGT Välj fältet Utskick och använd rullistan för att alltid välja alternativ Svar skickas endast till admin i gruppen
  9. De 3 kolumnerna med mobil nr betyder:
    M = deltagarens mobilnr
    M1 = målsman 1 mobilnr
    M2 = målsman 2 mobilnr
  10. Kolumn 1 är normalt den som är förifylld
  11. För alla barngrupper med minderåriga barn (ej lufsare)
    Bocka av M och bocka för M1+M2 istället för alla deltagare.
    Kom ihåg att bocka för samtliga ledare i M-kolumnen och bocka av er i M1+M2 (gäller även ungdomsledare).
  12. För lufsargrupper och resor, läger med lufsarbarn och minderåriga TVM-are
    Är det en fördel om både barnen och målsmän får sms = bocka för M1+M2
  13. Klicka Uppdatera

Nu är allt klart för att skriva in meddelandet och skicka sms:et

Nya deltagare/ledare som grenledare lägger till er grupp

Läggs per automatik till även i sms-gruppen - gå bara in och gör justeringarna om M, M1 och M2 på de nya personerna innan du sms:ar nästa gång.

Deltagare/ledare som slutar i er grupp

Namnet på personens som sluta stryks automatiskt över i SMS-gruppen så fort de markerats som slutat av grenledaren, och även när de tagits bort helt från gruppen. MEN du måste manuellt ta bort bocken i de av dig tidigare valda kolumnerna M-M2.

Deltagare/ledare som vilar i er grupp

Fungerar som när personen slutar (se ovan) så fort de markerats som vilande av grenledaren.
När de blir aktiva igen behöver du gör justeringarna om M, M1 och M2 på dem innan du sms:ar nästa gång.

Redigera SMS-gruppens namn

Kan göras när som helst – inget påverkar SMS-gruppen.

  1. Välj Redigera
  2. Ändra namnet
  3. Klicka Uppdatera

Radera sms-grupp

  1. Välj Redigera
  2. Välj Ta bort

RAPPORTERA NÄRVARO

Kan du göra antingen när gruppen träffas direkt i ledar-appen eller i efterhand via dator.

På plats i ledar-appen

När gruppen träffas vid samlingsplatsen är det enklet att öppna ledare-appen i mobilen.

  1. Välj ikonen Rapportera
  2. Klicka på aktiviteten du ska rapportera
  3. Bocka ur de deltagare som inte är närvarande
  4. Bocka i de ledare som är närvarande
  5. Klicka Bekräfta

Göra ändringar i appen i redan rapporterad aktivitet

  1. Klicka på aktiviteten du har rapporterat
  2. Klicka på Avbekräfta och gör ändringarna
  3. Klicka på Bekräfta

I efterhand via datorn

  1. Välj menyn Närvaro
  2. Välj den rosa kolumn med datum för aktivitet att rapportera
  3. Klicka på datumet på aktiviteten du ska rapportera (rosa kolumn)
  4. Bocka ur de deltagare som inte är närvarande
  5. Bocka i de ledare som är närvarande
  6. Klicka Bekräfta - nu blir kolumnen grön

Göra ändringar via datorn i redan rapporterad aktivitet

Klicka på aktiviteten du har rapporterat

Bocka ur Bekräfta (längst upp) och gör ändringarna

Bocka i Bekräfta

GÖRA VANLIGA UTSKICK TILL GRUPPEN VIA EPOST

Du kanske vill skicka ut lite extra info eller bilder?

  1. Välj menyn Gör ett utskick och fliken Utskick via e-post
  2. Ändra rubrik vid behov
  3. Skriv texten i meddelande-rutan.
  4. Undvik att kryssa i rutan Låt mottagarna se varandras epostadresser pga GDPR (när kansliet eller grenledarna gör utskick till en grupps ledare brukar vi välja att visa epostadresserna så att ledarna kan se att alla fått utskicket samt att alla inblandade då ser svaret).
  5. Välj om du vill bifoga ett dokument (helst som PDF) eller bild
  6. Kontrollera vilka personer som ska få utskicket genom att bocka av de du inte vill skicka till.
  7. Klicka Maila utskicket
  8. Kontrollera att utskicket kommit fram till alla (se nästa rubrik)

KONTROLLERA ATT MINA UTSKICK KOMMIT FRAM

Undet menyn Mina utskick kan du se alla mejl- och sms-utskick du har sänt från SportAdmin.
Står det fel vid något utskick, har SportAdmin fått ett felmeddelande vid utskicket. Försök då kontakta mottagaren och fråga om de vanligaste felen (nedan).
Är epostadressen felaktig eller gammal så ändra till korrekt.

Vanliga fel är:

  • Felaktigt angiven epostadress
  • Mejlet fastnar i mottagarens SPAM-filter (speciellt vanligt om mottagaren angett jobbmejladress och arbetsplatsen har en mycket hög säkerhet.
  • Gammal epostadress som inte används längre.

SE VILKA UTSKICK DU GJORT ELLER SKICKA IGEN

Välj menyn Mina utskick

  • Klicka på knappen Visa ute till höger för att se utskicket och vilka det gått fram till.
  • Klicka på knappen Skicka igen

SKRIVA UT MEDLEMSLISTA

Använd medlemslistor sparsamt pga GDPR eftersom de alltid innehåll adress, telefonnummer och epostadresser. Var extra noga med att alltid dölja viss information* innan du skriver ut listan då vi inte får sprida personlig information mer än nödvändigt.

  1. Välj menyn Medlemslistor
  2. Välj vilken typ av lista du vill skriva ut (vi rekommenderar nr 4)
  3. *Dölj alltid PersonNr
  4. *Dölj alltid Egenskaper
  5. *Dölj alltid Noteringar
  6. Ladda ner och spara listan eller skriv ut den

SLUTRAPPORTERA TILL KANSLIET NÄR TERMINEN ELLER RESAN ÄR ÖVER

Kansliet sköter om all administration av närvaro för att kunna söka kommunalt samt statligt stöd för vår förening.
Normalt har kansliet konstant koll på runt 120-150 grupper och för att slippa jaga grupper ber vi att när ni har avslutat terminen eller t ex Idrelägret att ni direkt

  1. kollar igenom att all närvaro är korrekt ifylld och bekräftad
  2. kontaktar kansliet och hälsar att ni slutrapporterat

FRÅGOR OM SPORTADMIN

Besvaras gärna av kansliet

sportadminledarapp.jpg
SportAdmin aktiviteter.png
SportAdmin Närvaro.png