Praktisk info till alla ledare i Uppsala

Innehåll:

Organisation
Styrelse
Kansli, föreningslokal, admin.
Utrustning, profilkläder
Möteslokaler 

Miljöpolicy

Planera, administrera och kommunicera aktiviteter
E-post
Hemsidan
Sociala medier
Avgifter, avgiftsbefrielse
Ledarutbildning
Grenledare
Försäkringar
Utdrag ur belastningsregistret
Ekonomirapportering

Enkät
Långfärdsskridskor

Om du har några problem med länkarna, kontakta webmaster.

Idag är vi ca 3100 medlemmar i Friluftsfrämjandet i Uppsala varav drygt 150 är ledare och funktionärer. Vi har för närvarande verksamhet i följande grenar: Knytte, Mulle, Strövare, Frilufsare, TVM (Tre VildmarksMål), Alpin skidskola, Snowboardskola,  Långfärdsskridsko, Låglandsvandring, Fjäll- och vandring och Kajak. Aktiviteterna som organiseras av respektive gren är givetvis säsongsberoende, men med den bredd som FF Uppsala har pågår aktiviteter i stort sett året runt.

Utöver den löpande verksamheten har vi under ett verksamhetsår fyra aktiviteter/evenemang som är en möjlighet för Dig att stärka känslan av samhörighet i vår förening och samtidigt bidra till att stärka vårt varumärke. Det är Årsmötet i mars, samt Ledarminglet i juni och december. 

Friluftsfrämjandets organisation                                   

Friluftsfrämjandet är en nationell organisation med syfte att främja folkhälsa och livsglädje genom skidåkning och annat friluftsliv. Föreningen har tre nivåer, riksorganisationen, regioner samt lokalavdelningar. Uppsala lokalavdelning ingår i Region Mälardalen och styrs av en styrelse som väljs på årsmötet. Varje verksamhetsgren har en utsedd grenledare som har ett utökat ansvar för den specifika verksamheten och också ansvarar för rekrytering av nya ledare samt fortbildning av befintliga ledare. 

Lokalavdelningens styrelse

Vår styrelse består av 9 ordinarie medlemmar och 2 suppleanter som väljs på årsmötet i mars. Du hittar styrelsens kontaktuppgifter på hemsidan. Här finns även namn och kontaktuppgifter till våra grenledare.

Administration

Telefon 070-748 12 47 (telefontid måndag-fredag 14.00-18.00)

Hemsida: www.friluftsframjandet.se/uppsala

E-postadress: uppsala@friluftsframjandet.se

Facebook: Friluftsfrämjandet i Uppsala

Postadress: Dag Hammarskjölds väg 270, 756 52 Uppsala

Bankgiro: 5469-9806

Swish: 1233-63 60 57

Organisationsnummer: 915600-2363

Utrustning och profilkläder

Som ledare i Uppsala lokalavdelning utrustas du med ett Första-Hjälpen-kit samt ett profilklädesbidrag på 500 kr som kan användas för att köpa profilkläder i Friluftsfrämjandets webshop. Bidraget kan erhållas vart tredje år. Föreningen ser gärna att du som ledare har kläder och utrustning som tydligt signalerar att det är Friluftsfrämjandet som bedriver verksamhet.

1. Beställ önskad profilprodukt från FF-shopen (http://friluftsframjandet.jetshop.se/friluftsframjandet-shop-c-174-1.aspx)

2. Antingen väljer du tex en väst, mössa, t-shirt eller skjorta som helt täcks av de 500 kr eller så väljer du något av de dyrare alternativen och står för mellanskillnaden själv.

3. När du lagt din beställning får du en orderbekräftelse via mail, den skickar du till uppsala@friluftsframjandet.se och anger också vilket kontonummer du vill ha ditt bidrag utbetalt till.

Vidare finns utrustning i förrådet som kan användas i verksamheten, detta inkluderar t ex tält, stormkök, grillar etc. 

E-post

Föreningens e-post är uppsala@friluftsframjandet.se 

Som ledare har du möjlighet att få en e-postadress "n.n@friluftsframjandet.se".

Denna kan man lätt vidarebefordra till sin egen e-post. Om man anger denna adress i medlemsregistret sänds eventuella medlemsutskick man gör från medlemsregistret angående aktiviteter t.ex. från denna adress och man behöver inte skylta med sin privata adress. 

Hemsidan

www.friluftsframjandet.se/uppsala sköts av våra webbredaktörer. Skicka material och information vi kan publicera där till dem, gärna en kort berättelse med några bilder om en aktivitet ni genomfört, vi vill ha en levande hemsida!

På Mina sidor (logga in först) finns material och information av många slag för ledare.

Upp

Planera/administera och annonsera kommande aktiviteter

Vårt mål är att presentera så många aktiviteter som möjligt på hemsidan. Där administrerar vi det mesta runt aktiviteten, t.ex. tar emot anmälningar, i vissa fall betalning, gör utskick till deltagare och rapporterar statistik. Manualer finns på hemsidan.

Det är din uppgift som ledare att lägga upp dina aktiviteter, och det ska göras innan aktiviteten startar. 

När en aktivitet är avslutad ska den slutredovisas i aktivitetshanteraren så att föreningen får en rättvisande statistik. Detta är viktigt i dialogen med bidragsgivare på nationell, regional och lokalnivå.

Efter avslutad aktivitet/termin följer vi upp med en enkät till deltagarna (för vandringar och långfärdsskridskoturer skickar grenledaren ut en enkät efter säsongen) . Detta är obligatoriskt och vi använder samma enkät för alla grenar! Hämta texten i detta dokument och följ instruktionerna.

Sociala medier

Policy för sociala medier

Med sociala medier avses till exempel Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, diskussionsforum mm. Sociala medier ger oss möjlighet att marknadsföra vår förening, stärka vårt varumärke och skapa kontakter och möjligheter till kommunikation. Kommunikation över internet innebär dock också risker för föreningen genom att det som skrivs och sprids ut kan få stor spridning och vara svårt att stoppa.

Styrelsen har upprättat en policy för att ledare, funktionärer, förtroendevalda och medlemmar ska få riktlinjer för hur vi kan använda sociala medier på ett positivt sätt och för att ge fler personer möjlighet att hitta till Friluftsfrämjandet i Södertälje och vår verksamhet.

Utgångspunkten är att Friluftsfrämjandet i Uppsala ser positivt på användandet av sociala medier. Vårt engagemang i sociala medier sprider vårt budskap och stärker vårt varumärke. Det stärker också bilden av organisationen som öppen och tillgänglig.

Facebook och Instagram

Föreningens Facebooksida "Friluftsfrämjandet Uppsala" följs av många personer, såväl medlemmar som icke medlemmar. Vi vinnlägger oss om att berätta om vad som händer, ska hända och har hänt på ett positivt sätt för att ge fler personer möjlighet att hitta till Friluftsfrämjandet i Uppsala och vår verksamhet. De ledare som får redaktörsrättigheter ska följa de riktlinjer som finns i vår Policy avseende sociala medier.

Ragnhildsborgsbacken har egna Facebook och Instagram och sektionen för Långfärdsskridsko har en egen Facebooksida.

Upp

Avgifter

Medlemsavgiften i Friluftsfrämjandet för barn 0-12 år är 100 kr, för ungdomar 13-25 år är 170 kr, för vuxen 26 år och äldre är 360 kr och för familj (personer skrivna på samma adress) är 530 kr (2018-19). Medlemsåret löper från 1 oktober – 30 september.

Uppgifter om avgifter för våra aktiviteter per gång, termin eller säsong finner Du i Träff och Turbladet, som vi distribuerar till alla medlemmar i december varje år, den finns också här på hemsidan.

Avgiftsbefrielse

Samtliga aktiva ledare, funktionärer och ledare under utbildning inom Södertälje lokalavdelning är befriade från att betala fastställda aktivitetsavgifter för alla ledarledda aktiviteter anordnade av Södertälje lokalavdelning utom kurser och cirklar samt aktiviteter anordnade i Ragnhildsborgsbacken.

Anhöriga till aktiva ledare och ledare under utbildning är avgiftsbefriade för dagsaktiviteter arrangerade av den sektion där ledaren är verksam, förutsatt att den anhörige är medlem i FF lokalavdelning i Södertälje.

Barn till aktiva ledare och ledare under utbildning inom den Ideella Barnverksamheten är avgiftsbefriade när de deltar i den ideella barnverksamheten.

Avgiftsdokumentet finns i sin helhet i dokumentsamlingen här på sidan.

Upp

Ledarutbildning

Som ledare i Friluftsfrämjandet har Du, med godkänt resultat, genomgått vår värdegrundsutbildning (interaktiv webbutbildning) samt en godkänd utbildning enligt respektive verksamhets utbildningsplan. I allmänhet görs utbildningen i flera steg: grundutbildning (2-7 dagar beroende på verksamhet), praktik samt ev. påbyggnad. Alternativt besitter Du annan validerad och godkänd kunskap.

Föreningen står för kostnaden för utbildning. Ditt bidrag är din tid och ditt engagemang. Allt om utbildning finner du på Friluftsfrämjandets hemsida "Friluftsakademin".

I den mån vår ekonomi räcker uppmuntrar vi Dig att gå kortare kurser som kan vara utvecklande för Dig och Din verksamhet. Grenledarna har en grundbudget som inkluderar utbildningar och styrelsen kan bevilja ytterligare medel om det behövs. Alla utbildningsönskemål går via grenledaren:

1. Grenledaren diskuterar och godkänner den föreslagna kursen med ledaren före anmälan. 
2. Ledaren anmäler sig till utbildningen/fortbildningen via webben och anger vid betalning lokalavdelningen som fakturamottagare. 
3. Grenledaren bekräftar före sista anmälningsdag till kursansvarig på regionen att anmälan är godkänd, tills detta är gjort är anmälan preliminär. Bekräftelsen skickas till regionmalardalen@friluftsframjandet.se. 

Upp

Grenledare

Som grenledare har Du ett utökat uppdrag som bl.a. innebär att Du är sammankallande för de andra ledarna inom Din gren (sektion) och att Du upprättar en verksamhetsplan och en budget för sektionen. Planen beskriver i korthet sektionens ledarledda aktiviteter under verksamhetsåret och innehåller en sammanfattning av sektionens utbildningsbehov. En mera detaljerad beskrivning av grenledarens roll finner du i Befattningsbeskrivning för grenledare i Södertälje FF.

Försäkringar

Alla medlemmar och ledare inom Friluftsfrämjandet är försäkrade genom medlemsavgiften till Friluftsfrämjandet. Försäkringen gäller vid olycksfallsskada som inträffar under deltagande i av Friluftsfrämjandets, dess regioner eller föreningar anordnad verksamhet samt under direkt färd till och från dessa aktiviteter. Då aktivitet sker på annan ort än hemorten (även utomlands), gäller försäkringen också under resor och vistelse i samband med denna. För skadeanmälan:

1. Ring 0771-960 960.

2. Uppge Friluftsfrämjandets avtalsnummer 64750.

3. Uppge även ditt medlemsnummer i Friluftsfrämjandet.

Alla ledare omfattas också av en ansvarsförsäkring.

Upp

Utdrag ur Belastningsregistret

För att trygga säkerheten för våra yngre deltagare måste du innan du genomgår utbildning till barnledare eller skidlärare begära ett utdrag från polisen, PM 442.14 utdrag för föreningar där personer ska arbeta med barn, se polisens sida där ytterligare info och blankett finns. Det lämnas/visas upp för styrelsens representant (Kristin Persson alternataivt Jenny Madestam) före utbildningen, och därefter vartannat år. Kuvertet ska vara oöppnat, utdraget återlämnas efter att du visat upp det.

I dagsläget ser vi det som önskvärt att man genomför Scouternas "Trygga möten" för att uppmärksamma vissa situationer och kunskap hur man kan hantera dessa. Det är för att skydda både dig som ledare och våra deltagare.

Ekonomirapportering

När det gäller ekonomin i din grupp eller aktivitet så gäller lite olika riktlinjer beroende på vilken typ av aktivitet det är du är ledare för:

Barngrupper

För barngrupperna gäller att du som ledare själv samlar in deltagar- eller terminsavgiften (kontant eller insatt på ditt eget konto) och sedan använder du av dessa pengar till de eventuella kostnader du har för verksamheten under terminen. Överskottet som blir kvar inbetalas när du är färdig med aktiviteten på föreningens bankgirokonto (BG 5469-9806 ). Använd redovisningsblanketten för att rapportera dina intäkter och utgifter och skicka till vår kassör  tillsammans med dina inskannade kvitton i samband med att du gör inbetalningen.

Resor/kurser

Om du är ledare för en resa/fjälltur/kajaktur/kurs eller liknande och vill att deltagarna skall betala direkt till föreningens konto istället för via dig går det också bra. De betalningsalternativ som då finns för deltagarna är antingen insättning via bankgiro (BG 5469-9806) alternativt via Swish på nummer 1233 - 63 60 57. I dessa fall är det mycket viktigt att du som ledare skickar en deltagarlista till kassören samt information om sista inbetalningsdag för att hen skall kunna stämma av om och när samtliga deltagare har betalat. Var noga med att tala om vad deltagarna skall skriva som referens på inbetalningen så att kassören har en chans att spåra vilken betalning som gäller vad.

Dagsaktiviteter

Vid dagsaktiviteter såsom vandring eller kajaktur till exempel fungerar det bra antingen om du som ledare samlar in kontant betalning på plats och sedan gör en insättning för hela aktiviteten (BG alt Swish) eller om deltagarna direkt på plats betalar via Swish. I så fall kontrollerar du som ledare kvittensen som betalaren får i sin mobil direkt vid betalningen så att du är säker på att alla som deltar har betalat. Viktigt är att dessa inbetalningar märks med aktivitetens/grenens namn som meddelande i Swish, dvs kajak/vandring/MTB/Familjedag eller liknande.

Informera tydligt!

OBS!! Oavsett vilket alternativ du väljer, var tydlig med hur betalning skall göras och när den senast ska vara gjord när du bjuder in till aktiviteten. Det bör alltid finnas information om betalning i den beskrivande texten i äventyret på hemsidan.

Redovisning av utlägg/intäkter

Har du utlägg för föreningens räkning fyller du i en redovisningsblankett samt skickar denna + tillhörande kvitto direkt till kassören för att få ut din ersättning. Har du rätt till milersättning för tex en resa till utbildning på annan ort finns även en mall för reseräkning som du då skall fylla i för att få din ersättning.

Verkar det krångligt så hör du bara av dig till kassören så hjälps vi åt att reda ut det hela.